O nas
ARC Consulting to firma konsultingowa specjalizująca się w usługach z zakresu doradztwa biznesowego, informatycznego oraz zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Łączymy dwa światy — biznesu i nowoczesnych technologii, wspierając organizacje w rozwoju i drodze do sukcesu. Dla naszych Klientów jesteśmy partnerem, który tworzy optymalne rozwiązania. Wszystko po to, aby pomóc w wytyczeniu najlepszych kierunków działania, definiowaniu strategii biznesowych, strategii IT, a także wyborze i wdrażaniu aplikacji ERP i HCM.
Wyzwanie
Wdrożenie aplikacji optymalizującej proces obiegu faktur kosztowych.
W 2015 roku nasza firma zaangażowała się w nowy sektor działalności biznesowej. Specyfika projektów z nim powiązanych, a także ich duża ilość spowodowała znaczący wzrost liczby faktur kosztowych, które musiały być terminowo rozliczane.
Rozwiązanie
AP Platform jest aplikacją, z której korzysta obecnie kilku naszych klientów dlatego też dostosowanie jej do naszych wewnętrznych potrzeb nie stanowiło problemu.
"Wdrożenie aplikacji spowodowało skrócenie czasu obsługi jednej faktury z kilku minut do kilkudziesięciu sekund. O wiele szybciej i sprawniej możemy generować raporty - już nie musimy wyszukiwać dokumentów w archiwum i ręcznie przepisywać ich do arkusza kalkulacyjnego.
Dzięki zautomatyzowaniu procesu obiegu faktur kosztowych ilość popełnianych błędów jest znacznie mniejsza. Funkcjonalność autouzupełniania praktycznie uniemożliwia zrobienie literówki, natomiast automatyczne usuwanie znaków niedozwolonych jest nieoceniona przy przygotowywaniu przelewów w systemach bankowych.
Do aplikacji została również dodana funkcjonalność powiadomień. Osoba odpowiedzialna za płatności otrzymuje e-mail z informacją o wprowadzeniu do systemu nowej faktury kosztowej i konieczności jej zapłaty. Administrator może również ustawić dodatkowe przypomnienia (np. na dwa dni przed upływem terminu płatności) oraz funkcję wysłania wiadomości dla klienta w momencie zapłacenia faktury.
"Jako firma konsultingowa doskonale zdajemy sobie sprawę z ogromnej wartości informacji. Posiadanie wiedzy na temat przepływów finansowych jest kluczowe dla podejmowania właściwych decyzji biznesowych. Dlatego też funkcja szczegółowego raportowania jest cenna ze strategicznego punktu widzenia. Dzięki AP Platform za pomocą kilku kliknięć możemy wygenerować dowolny raport i uzyskać precyzyjne informacje o kosztach generowanych przez dany dział, projekt lub nawet osobę." - mówi Marcin Pomarański, managaing partner ARC Consulting.
AP Platform pomaga utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa informacji:
- Wszystkie zmiany dokonywane przez użytkownika są zapisywane, a historia wersji pozwala na wgląd w działania użytkowników
- Aplikacja jest zgodna z wymaganiami GIODO dotyczącymi ochrony danych osobowych
- Odpowiedni system zarządzania rolami w aplikacji uniemożliwia dostęp do poufnych danych osobom nieuprawnionym
Korzyści
- Oszczędność czasu i podniesienie efektywności osób zaangażowanych w proces
- Aplikacja jest zgodna z wymaganiami GIODO dotyczącymi ochrony danych osobowych
- Ograniczenie ilości popełnianych błędów
- Podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych
- Kompleksowa obsługa procesu obiegu faktur kosztowych w jednym miejscu
- Dostęp online do aplikacji z dowolnego miejsca i urządzenia